La dirección de proyectos en la sociedad digital

Hugo Ascacíbar 

La tendencia actual en la dirección de proyectos es adoptar nuevas formas de trabajo con el fin de ayudar a los equipos de proyectos a colaborar, comunicarse, especialmente en proyectos cada vez más deslocalizados en un entorno global.

Esta tendencia se apoya en un escenario tecnológico con dispositivos y aplicaciones, que facilita la comunicación, la colaboración y el acceso a grandes volúmenes de datos.

 Ahora, con un mayor control sobre los presupuestos y "hacer más con menos", la eficiencia y la eficacia son factores clave del éxito, dirección señalada por Michael Hanford, vicepresidente de Gartner Research en su seminario Project Management in 2020 que destaca la evolución de la función de gestión de proyectos IT pasando del delivery de software a la transformación del negocio.

Una consecuencia inevitable de cualquier proyecto es el cambio, por lo que una gestión adecuada del impacto y las expectativas en el negocio y en todos los interesados es clave para aumentar de forma significa el valor percibido. Una vez más, tiene sentido que todos los responsables del negocio formen parte del cambio y quién mejor para conducir esto que el Director de Proyecto.

El éxito de un proyecto reside en el talento del equipo y del Director de Proyecto, tal como demuestra el análisis de los datos de PMI Pulse que muestra que las organizaciones de alto rendimiento que han desarrollado prácticas de gestión de proyectos, programas y gestión de carteras han conseguido que sus proyectos cumplan hasta dos veces y media más sus objetivos de negocio (89 por ciento contra 34 por ciento) invirtiendo 13 veces menos.[i]

El Director de Proyecto, con habilidades de gestión específicas como el pensamiento lineal y la planificación en cascada está evolucionando hacia un modelo de creación de valor dinámico mediante la transformación del negocio y la reducción de la complejidad, donde “tengo un nuevo SW” pasa a un segundo plano y la solución se basa en cambios significativos en el modelo de negocio.[ii]

La Sociedad Digital está introduciendo nuevas formas de trabajo basadas en la colaboración, utilizando la inteligencia de la red y compartiendo información gracias a la evolución de la tecnología y a un mundo en el que cada vez hay más dispositivos conectados, en el que para 2020, se espera que haya más de 25 mil millones de objetos conectados en el mundo.[iii]

En la nueva Sociedad Digital se ha producido una importante aceleración del ciclo de entrega de los proyectos debido a la reducción del plazo de la validez de los requerimientos funcionales del negocio, pasando de años a meses provocando que la gestión de proyectos esté orientándose hacia un modelo dual.

En este nuevo escenario, según las características del proyecto y la organización, el paradigma de planificación tradicional en cascada o waterfall convivirá con nuevos modelos de gestión “ágiles”[1], enfocados a la productividad y los resultados, con entregas cortas e interacciones cíclicas con el cliente.[iv]

En esta dirección están evolucionando y adaptándose al nuevo ecosistema las metodologías tradicionales, por ejemplo Project Management Institute ya ofrece metodología adaptada a entornos ágiles con el Agile Certified Practitioner PMI-ACP.[v]

Esta adaptación supone evolucionar los tradicionales procesos y mecanismos de gestión de proyectos a entornos donde las variables alcance, coste y tiempo dejan de ser condiciones estáticas del entorno, a evolucionar dinámicamente con el proyecto. Por ejemplo, en la metodología ágil se establece el plazo y el burn rate[2] del equipo al inicio del proyecto, y la variable que se va modificando durante el proyecto es el alcance.[vi]

En la Banca se está trabajando en proyectos que utilizan metodologías de desarrollo ágil (Scrum/Agile) junto a metodologías de diseño de nuevos productos (Design Thinking), de gestión del cambio[vii] (HCMBOK[3])y de despliegue continuo de dichos productos (DevOps[4])[viii], que tienen en común la agilidad, adaptabilidad y rapidez como necesidad fundacional.[ix]

El mundo digital ha introducido nuevas formas de comunicación y colaboración como los “juegos serios”[5], las dinámicas de alta colaboración y los innovation games.[x]

Como nuevas formas de trabajo a nivel táctico la metodología ágil introduce el concepto de “estabilidad” de los equipos de proyecto multidisciplinares frente al tradicional concepto de “temporalidad” de los equipos de proyecto.

La nueva metodología ágil introduce importantes cambios en la forma de trabajo, como por ejemplo los equipos de trabajo pasan a ser liderados por el product owner[6], que representa la voz del cliente y los intereses del negocio, junto con el Scrum master con un rol más de facilitador que de Director o Conductor de proyecto.

Las organizaciones están comenzado a considerar las ventajas de utilizar de forma integrada diversas herramientas para la gestión de proyectos que aprovechan nuevas formas de trabajo menos estructuradas y más orientadas a la colaboración y participación utilizando múltiples dispositivos web y móviles.

Estas herramientas de gestión, como Asana[7] que forma parte del TOP 10 de herramientas de gestión de SW por cuota de mercado y satisfacción de los usuarios según el G2 Crowd Grid for Project Management Software[xi], cuyo lema refleja una innovadora forma de trabajar “The modern way to work together”,permiten trabajar en equipo de forma sincronizada compartiendo tareas, en el que cada miembro del equipo puede capturar, organizar, controlar y comunicar aquello en lo que está trabajando con un objetivo común.

En lugar de organizar los proyectos a través de los habituales e ineficaces correos electrónicos y reuniones en los que se dedica más tiempo a cómo trabajar juntos que al propio trabajo[xii], los equipos utilizan estas herramientas para avanzar e forma más rápida y sencilla en sus proyectos.[xiii]

Otras herramientas como Slack para promover debates y la comunicación dentro del equipo, Trello para trazar el ciclo de vida, Google Forms para hacer encuestas para recopilar requisitos, o Google Calendar para organizar las reuniones del equipo están reemplazando poco a poco los costosos sistemas de gestión de proyectos a medida.[xiv]

La inteligencia artificial permitirá liberar a los Directores de Proyecto de la gestión administrativa y les ofrecerá herramientas para mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, la metodología de gestión de riesgos propuesta por el Dr. Schwarz de la Universität der Bundeswehr München, utiliza la inteligencia artificial para imitar al cerebro humano mediante Support Vector Machines (SVM), ​​modelos supervisados de aprendizaje con algoritmos de aprendizaje asociados.[xv]

En la actualidad es posible simular estas máquinas combinando redes neuronales con el análisis de Montecarlo, en el que las redes neuronales realizan predicciones a partir de un amplio conjunto de datos, y la simulación de Montecarlo permite obtener escenarios posibles de las decisiones y evaluar el impacto del riesgo, lo que permite una mejor toma de decisiones bajo incertidumbre.

Gráfico 5. Aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de riesgos para la toma de decisiones. Fuente: Universität der Bundeswehr München