No lo dudes, debemos ser expertos en los sistemas que utilizamos para dirigir proyectos

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PobreEl mejor 

 

Rafa Pagán, MSc, PMP®, MCT, MCTS, MCITP, Comptia CTT+

Consultor Senior, Docente y Director de proyectos

 www.rafapagan.es

 

A lo largo de mi experiencia como PMP, trainer y especialista en MS Project asesorando a multinacionales en gran número de proyectos he descubierto en la actualidad, con pesar, un gran déficit de los Directores de Proyectos en el conocimiento sobre los Sistemas de Información para la Dirección de Proyectos (tecnología PMIS). Este déficit hace muy difícil su integración en los actuales sistemas de gestión de proyectos a nivel empresarial, especialmente en las empresas con una cierta madurez en gestión de proyectos.

 Una de las principales herramientas de la tecnología PMIS es MS Project-Project Server y creedme si os digo que es más que necesario que los Directores de Proyectos sepamos manejarla con un nivel de experto.

¿Por qué?:

  1. El papel más importante del Director de Proyectos es gestionar personas, no proyectos en si mismos y esa gestión se realiza mediante el uso de una comunicación eficiente. Por tanto, la herramienta nos proporciona la base de información adecuada para, a partir de ahí, gestionar correctamente las expectativas de los interesados.
  2. Si no hay un conocimiento avanzado de la herramienta, dedicaremos demasiado tiempo al uso de la misma en lugar de utilizar ese precioso tiempo en interaccionar con las personas.
  3. El 90% del tiempo del Director de Proyectos debe estar enfocado a la gestión de las comunicaciones o más bien, a la gestión de expectativas. Por tanto, dediquemos menos tiempo a usar la herramienta (gracias a tener un mayor nivel de manejo) y más tiempo a interaccionar con los interesados y gestionar sus expectativas.
  4. Las necesidades de comunicación cada vez son más complicadas en los proyectos debido a un mayor nivel de incertidumbre de los mismos, equipos distribuidos, diferentes canales de comunicación, distintos usos de tecnologías, modelos y métodos. Por ello, resulta imprescindible tener un nivel avanzado o maestro de MS Project, tanto en su versión Cliente como en la combinación Cliente + Gestor de Contenido o, en última instancia, Cliente + MS Project Server.

Como indicativo de la complejidad que se está alcanzando en los actuales Sistemas de Información para la Dirección de Proyectos (PMIS), la última versión de Project Server 2013 incorpora la posibilidad de realizar todo el ciclo completo de un proyecto integrado en la gestión del portfolio empresarial, además de proporcionar la versión completamente funcional en la nube. Todo ello aumenta el número de posibilidades de uso del sistema y su complejidad.

Calculo que, comenzar hoy a usar la versión Cliente y alcanzar un nivel de experto en la combinación Cliente-Servidor, puede llevarnos entre 3 y 4 años. Así que, ¡no hay tiempo que perder! y aconsejo la certificación, al menos la de MS Project 2013.

Tengamos siempre en mente, como Directores de Proyectos eficaces que, no sólo debemos tener un conocimiento y manejo de los procesos sino de las habilidades blandas que aplicamos a la P de People. El Director de Proyectos debe ser "proficiency" en las 3 P,s: People, Processes y PMIS, por este orden. Primero las Personas, después los Procesos y, por último, la Tecnología siempre al servicio de los otros dos. Y aunque ésta esté en el último lugar, no por ello debemos descuidar su manejo como expertos.

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