Juan Antonio Hurtado González, PMP, ICCP
Miembro PMI – Voluntario Madrid Spain Chapter
Según los datos proporcionados por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (MEySS) en España el 99,88% de las empresas son PYME (entre 0 y 249 asalariados). Su contribución a la generación de empleo es notable, ocupando cerca del 63% del total de trabajadores y, en contra de lo que solemos pensar, su productividad supera a la media de los 27 países de la Unión Europea.
Sin embargo muchas de ellas tienden a desaparecer debido a diversos factores entre los cuales se destaca la falta de capacidad para gestionar los objetivos estratégicos del negocio a través de proyectos o incluso la falta de definición de estos. Por eso, con el presente artículo se pretende por un lado, hacer caer en la cuenta a las PYMES de la necesidad de plantearse una estrategia y plasmarla en un mapa estratégico como forma de asegurar la supervivencia y el desarrollo de la empresa y, por otro, darles a conocer las ventajas de utilizar la gestión de proyectos para alcanzar sus objetivos de negocio.
Uno de los principales riesgos en este tipo de empresas es que se dejen arrastrar por su actividad diaria y no sean conscientes de la necesidad de implantar una estrategia que les permita dar respuesta a un entorno en constante cambio. Aún así, muchos de los planes y estrategias suelen fallar por dos factores: los esfuerzos no siguen una metodología clara (incluso ni la estrategia ni el objetivo están del todo claros) y al personal que la ejecuta no se le ha comunicado adecuadamente qué debe hacer, por qué debe hacerlo, ni qué beneficios traerá, por lo que al final no se involucra lo necesario. Surge así la cuestión clave que tenemos que resolver: ¿Cuenta nuestra organización con un procedimiento corporativo que permita garantizar que los proyectos estratégicos se gestionan de manera consistente con las mejores prácticas reconocidas internacionalmente?
Para empezar, debemos identificar en la empresa unos objetivos y definir una estrategia para alcanzarlos. Hacer un análisis de la situación de la misma (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, fuerzas competitivas, recursos internos, diferenciadores, cadena de valor, etc), nos permite saber dónde estamos. Plantear la Visión, analizar el mercado y elegir nuestros clientes objetivo, nos indica donde queremos ir y analizar la competencia y el entorno, qué dificultades podemos encontrar. De esta manera, estamos en condiciones de plantear una estrategia, de decidir como vamos a lograr nuestros objetivos. Una vez definida, los proyectos estratégicos resultantes son el medio de conseguir los objetivos. Ahora bien, en un entorno recesivo y altamente globalizado como el actual, es necesario ser capaz de gestionar adecuadamente las iniciativas para poder competir con ciertas garantías. Por eso, si queremos que esta propuesta sea efectiva, debemos identificar en la organización una persona o grupo de personas que se encarguen de mantener al día la estrategia y supervisar y controlar los proyectos estratégicos. En este contexto nos damos cuenta de que las capacidades en Gestión de Proyectos se convierten en competencias estratégicas. Cuando lo que hacemos no es exclusivo, la forma en que lo hacemos se transforma en una ventaja competitiva.
Estas competencias pueden comenzar por aplicarse sobre parte de su estructura organizacional para después ir ampliándose a otras áreas, aunque lo ideal sería implantar una Oficina de Gestión de Proyectos Estratégicos. Se puede implantar en empresas de cualquier tamaño, sin necesidad de añadir complejos procesos y puede ser muy sencilla, incluso unipersonal, en función del grado de competencias que queramos darle. Lo fundamental es que no chirríe dentro de la Organización y pueda ir evolucionando. Su propósito fundamental será integrar los datos e información de los proyectos estratégicos de la compañía y evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Una vez implantada, debería ocuparse de las siguientes tareas:
- Establecimiento del posicionamiento estratégico de la empresa: misión, visión y valores, teniendo en cuenta los factores externos a la misma.
- Definición de los objetivos estratégicos, sus indicadores y metas.
- Determinación de los proyectos estratégicos alineados con dichos objetivos.
- Gestión de los proyectos según el PMBoK/ISO 21500.
- Actualización de la estrategia.
La gestión de los proyectos estratégicos es algo relativamente sencillo si se sabe exactamente qué pasos se deben seguir, quién debe seguirlos y en qué orden y, en ese sentido, las buenas prácticas propuestas en el PMBoK/ISO 21500 son fundamentales. En resumen, el modelo propuesto consiste en implantar un procedimiento corporativo de Gestión de Proyectos, a través de una Oficina de Proyectos, de acuerdo con las necesidades de nuestra PYME, que en cualquier caso nos sirva para identificar unos objetivos organizacionales y una estrategia definida para alcanzarlos a la vez que nos proporciona una supervisión, control o soporte de los proyectos necesarios para implementarla. En cualquier caso, debemos ser capaces de atender en un primer momento las necesidades de gestión de la estrategia de la empresa, dotándola incluso de ella si la empresa no la tiene, para extendernos más adelante al resto de procesos de la misma. El asunto clave es que la empresa conozca sus propios procesos, donde está y dónde quiere llegar y como gestionar ese cambio. Muchas PYMES no tienen claro qué quieren ni qué necesitan, y tienen una visión estratégica de su negocio muy poco desarrollada, por lo que los proyectos que acometen son en su mayoría poco realistas. Esto provoca la aparición de situaciones poco realistas que constituyen un factor serio de fracaso.
Las ventajas de utilización de este modelo de gestión son innumerables pero la principal es lograr los objetivos de negocio de la organización mediante la selección, definición y gestión eficaz de proyectos resultantes del Plan Estratégico, dentro del plazo y presupuesto planeados, mientras controla sus riesgos e incertidumbres. Tanto si queremos superar una situación de incertidumbre, como si queremos crecer, trabajar mejor o ahorrar tiempo, el Plan Estratégico es una herramienta fundamental que nos ayudará a considerar nuevas ideas y posibilidades y después centrarnos en las que más nos importen. Tan importante como identificarlas y priorizarlas, es el trabajo posterior de gestionar esas iniciativas con un procedimiento adecuado que permita transformarlas en objetivos de negocio. Para ello, la adopción de una cultura formal en temas de gestión de proyectos alineada con los contenidos del PMBok/ISO 21500 es la opción más recomendable.
Implementar una estrategia y una forma de gestionarla exige cambiar muchas cosas y siempre que nos enfrentemos a un cambio vamos a encontrar resistencia. Esto es mucho más difícil en la pequeña empresa, que tiene escasos recursos, que todo depende de muy pocas personas y que precisamente estas personas son las que tienen que cambiar y, a la vez, generar cambios. Por eso, si se está pensando en llevar a cabo una implantación de este tipo en la empresa pero no se tiene muy claro cómo hacerlo, quizá sería conveniente dejarse asesorar por expertos que le ayuden en la planificación e implantación de la estrategia y le faciliten la formación adecuada para su gestión. Sea cual sea el resultado de la implantación, la situación con la que se encuentran al finalizar la misma será mejor que la situación de partida, ya que le habrá permitido madurar. A pesar de la intensidad del esfuerzo de adaptación, este es un objetivo perfectamente asumible, y tanto más necesario cuanto menos avanzado se encuentre el punto de partida de la organización. En cualquier caso, se trata de encontrar un punto de equilibrio entre adaptar la organización al sistema o adaptar el sistema a la organización.
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