M. Elena Fernández Jaén

Directora de proyectos, certificación en PMP

Desde hace  más de dos años formo parte de un proyecto muy ambicioso tanto en alcance como desde el punto de vista tecnológico que viene a resolver un problema común de los servicios electrónicos de la Administración.

Se han publicado numerosos  escritos sobre ese proyecto pero esa circunstancia no me impide ofrecerles un nuevo artículo con un enfoque diferente.

Debo confesar que el primer reto a la hora de escribir ha sido enfrentarme con la página en blanco, desafío inevitable para cualquier escritor,  ya sea experimentado,  o novato como es mi caso. Mis razones para explicar este “injustificado” temor es no saber qué decir y cuando lo  conozco,  no saber cómo decirlo  con palabras.  En esa situación estuve unos instantes hasta que me llegó el momento de la inspiración que me ha conducido  a enfocarlo desde el “otro lado” de la gestión de proyectos: las buenas prácticas y el factor humano.

Así pues, aprovecho este instante de inspiración  y comienzo a escribir mi relato:

Si les pregunto, mis lectores:  ¿Que es “Cl@ve”?, seguro que la gran mayoría, si no todos, me darían múltiples respuestas diferentes: que es un nuevo sistema, que es un sistema común del Sector Público, o un nuevo modo de autentificación en los servicios electrónicos,… o simplemente, no conocen su significado.

Ahora bien,  ¿Cuántos de ustedes me daría como respuesta:  “Es un impulso importante dentro de la transformación digital de la Administración materializado en el primer proyecto colaborativo dentro del Sector público.”, o bien,  “Es el fruto del trabajo en equipo  de un grupo de personas que representan a los diferentes organismos de la Administración del Estado”?.

Cl@ve es mucho más de lo que  se pueda definir con palabras, porque Cl@ve  transciende a las palabras. Su  historia tiene algo de fabuloso, ya no solo por el aspecto tecnológico sino también por su aspecto humano,  y como tal les empiezo  a relatar:

Desde hace un tiempo, más de dos años, cada lunes me reunía junto con un grupo de personas soñando que podíamos “cambiar el mundo”, o bien en este caso,  nuestro especial universo digital. Pero pensándolo bien también podría valer el típico de:  “había una vez un sistema que demandaba ser creado…”

Cualquier de las dos nos sirve porque la historia de Cl@ve parece sacada de un libro de historia de gestión de proyectos “imposibles o inimaginables” y, como cualquier historia, contiene todos los elementos que esperamos: ilusión, suspense, lucha y sacrificio, valentía, héroes visibles y héroes sin rostro,… y un final tan feliz,  como inesperado,  pero convertido en una realidad.

Todo comenzó un día cualquiera del mes de marzo del año 2014, donde un grupo de personas,  altos cargos TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación) de la Administración de Estado, llegaron a un acuerdo para buscar  una plataforma de identificación y firma común, independiente del dispositivo utilizado por el ciudadano y compartida por toda la AGE,  que diera cobertura a las necesidades que soliciten a las Unidades TIC.

Seguro que en estos momentos  se estarán preguntando: ¿Por qué nace Cl@ve? Para responder a esta cuestión debo empezar desde el principio...

En los últimos años, el comportamiento de los ciudadanos ha sufrido un cambio importante al demandar servicios cada vez más rápidos y personalizados con accesos  a través de los dispositivos móviles, fundamentalmente. A partir de ese momento, el cliente se convierte en “digital” y las Administraciones Públicas se ven obligadas a ofrecer sus servicios en este entorno.  

Esto se traduce en que, con anterioridad al nacimiento de Cl@ve,  existían diferentes sistemas de identificación y autenticación electrónica para el acceso de los ciudadanos a los servicios digitales que ofrece la Administración. Por una parte, los sistemas basados en certificados electrónicos entrañaban una cierta dificultad a la hora de su utilización al requerir conocimientos técnicos básicos, y  por otra parte, otros sistemas de identificación y autenticación basados en el uso de claves concertadas no eran interoperables entre sí, con el inconveniente que ello supone para el ciudadano al tener que recodar claves diferentes para acceder a los distintos servicios electrónicos de la Administración. Esta situación provocaba, entre otras consecuencias,  poca usabilidad de estos servicios.

Esas fueron algunas de las razones por las que se vio necesario impulsar una plataforma para la tramitación electrónica completa de los ciudadanos en su relación con la administración, eliminando barreras técnicas y facilitándoles un acceso único, más fácil y sencillo a los servicios públicos por vía electrónica: esa es la esencia de Cl@ve.

 Y todo gira en torno a una fecha: el 19 de septiembre 2014. Ese día el Consejo de Ministros aprobó el Acuerdo para la creación de Cl@ve: “una nueva plataforma común del Sector Público Administrativo Estatal para la identificación, autenticación y firma electrónica”. Dicho Acuerdo fue publicado mediante Orden PRE/1838/2014, de 8 de octubre (BOE de 9 de octubre). 

En definitiva, ha llegado la Transformación Digital en nuestra sociedad, una nueva realidad.

Ahora bien, para poder conocer cómo se gestó Cl@ve y cómo fue su posterior  nacimiento, debo hilarlo  con la frase que inicia este relato:   “Todo comenzó un día cualquiera del mes de marzo del año 2014,  ….”; y lo continuo  con el enfoque y  la esencia de este artículo: las buenas prácticas y el lado humano.

A partir de esa fecha, he sido “testigo” directo de la creación y evolución del sistema Cl@ve y de la constitución de un  grupo  de trabajo que ha diseñado los detalles técnicos y ha  puesto operativa  esta nueva plataforma de autenticación y firma del Sector Público; durante todo este tiempo, he tenido el gran placer de formar parte de ese equipo compuesto por personas que representan a los diferentes organismos de la administración y  que han  sido capaces de hacer realidad su sueño.

Seguramente se estarán preguntando cómo ha sido posible convertir en realidad un producto nacido de un proyecto a nivel estatal y en el que han participado diferentes organismos de la administración que tienen sus propios servicios electrónicos diferenciados, su propia gestión, propios intereses, ...

Mi respuesta se basa en una sencilla receta que contiene dos ingredientes: 1)  las buenas prácticas en la gestión de proyectos, un factor relevante durante la misión de Cl@ve por su gran cobertura  y complejidad, y  2) la  actitud positiva de las personas que han participado, condimentada con la colaboración y con la confianza.

En cuanto al primer ingrediente, la referencia son las buenas prácticas del PMI  (PMBOK) que  nos indica que el concepto de triple restricción permite conocer los factores clave de éxito en todo proyecto, que se balancean y ajustan en todo momento para poder llegar a su éxito.  

No pretendo  aburrir contando nuevamente esos factores de los que tanto se ha hablado en múltiples artículos, y todos muy interesantes; tampoco  voy a describir como se han desarrollado cada uno  de los procesos y áreas de conocimiento que componen la gestión de proyectos puesto que estos son bien conocidos por ustedes dentro de las enseñanzas del PMI y simplemente es aplicar lo que más conviene en cada momento.

Ahora bien, siendo ciertas todas las excelentes recomendaciones del PMBOK, me van a permitir añadir un condimento de singulares “pequeñas cosas” , traducidas a recomendaciones y reflexiones, que algunas no están escritas en ningún sitio y, sin embargo,  aportan su “granito de arena” en la consecución del  éxito de este tipo de proyectos de gran envergadura.

No es mi intención extenderme a la hora de relacionar y describir esas “pequeñas cosas”,  con grandes resultados,  con el fin de no hacer de este relato una lectura “sin fin”  y de ese modo les dejo a ustedes,  mis lectores,  con “ganas de más”;  para ello,  voy a elegir aleatoriamente,  sin ningún orden preestablecido,  12 aspectos entre otros muchos  y solo los mencionaré  con un breve título descriptivo con el fin de aportar una mayor explicación de detalles en otra futura publicación.

¿Cuáles fueron esas “pequeñas cosas” que aportaron un gran valor en la gestión del proyecto Cl@ve?

1-    Estructurar y organizar los equipos según funciones y nivel de responsabilidad.

2-    Orientar y guiar: crear procedimientos y flujos de comunicación.

3-    Convencer que las Planificaciones y las Reuniones de seguimiento NO son pérdida de tiempo;  no todo se centra en debates técnicos.

4-    El orden del día de reuniones de seguimiento, NO es un simple papel.

5-    Ser flexibles, y no tolerantes.

6-    Condimentar la Delegación con “la confianza”, y la Disponibilidad con “tu tiempo”.

7-    Evitar que sea el tiempo el que resuelva los problemas.

8-    Enfocar y acometer el “día a día”, pero también pensar en el “día de después”.

9-    Gestionar la documentación desde el principio... ¡!alguna será imprescindible para el arranque del sistema!!”.

10- Evitar volver a debatir acuerdos cerrados, enfocarlos como mejoras de evolución.

11- Antes de llegar a la recta final por objetivos cumplidos, empezar a reflexionar en que “todo tiene su fin”.

12- “Nunca perder la esperanza, LOS PLANES PUEDEN CUMPLIRSE”.

Espero que estas pequeñas reflexiones puedan ayudarles a la hora de gestionar un proyecto, ahora solo queda esperar a que escriba y publique una segunda parte de este relato para conocer más detalles.

Así pues, continúo con mi artículo para contarles que este camino de esfuerzo y trabajo  se vio  culminado en dos notas de prensa que cerraron las fase 1 y 2 de este proyecto: una primera, en noviembre del 2014 “Entra en funcionamiento CL@VE, la plataforma común de identificación, autenticación y firma electrónica de las Administraciones Públicas.”; y la segunda, el pasado 22 de enero: “Los trabajadores podrán inscribir a sus hijos recién nacidos como beneficiarios en asistencia sanitaria sin necesidad de desplazarse. Las solicitudes de TuSS pueden obtenerse a través de cl@vefirma además del certificado digital”.

Estas notas anunciaron el arranque de este sistema, y les recuerdo que Cl@ve nace para ayudar al ciudadano; y  para poder hacerlo crea un censo único de ciudadanos, unifica todos los sistemas de identificación y autenticación electrónica en uno solo,  se complementa a los actuales sistemas de acceso, como son el DNI-e y los certificados electrónicos y además,  añade la posibilidad de firma electrónica centralizada.  

Pero todo esto no podía convertirse en realidad sin el segundo ingrediente de mi particular receta: la actitud de las personas, cualidad muy importante en estos tiempos en que es difícil llegar a consensos.

Mis disculpas por ser tan insistente en repetir que Cl@ve es el producto resultante de un trabajo en equipo en la Administración Estatal, el motivo es que a veces, me pregunto:  ¿Por qué siempre tendemos a dedicar mucho tiempo en publicitar las bondades de estos productos nacidos de proyectos informáticos y menos tiempo  a quienes los ha hecho posibles?.

Cl@ve ha sido desarrollado por un grupo de técnicos que hablan el mismo lenguaje, que se encuentran sintonizados en la misma onda,  tienen objetivos comunes y claros,  y llevan  la gran responsabilidad  de seguir remando todos juntos y al mismo tiempo en ese  difícil camino de mejorar  y evolucionar esta plataforma  Cl@ve para  facilitar la vida al ciudadano en sus trámites con la Administración Estatal.   Y lo escribo con la seguridad que me concede el haber sido “testigo directo” de su desarrollo y evolución, de compartir sus mejores momentos,  de  ver materializado su esfuerzo en cuatro importantes premios (ASTIC, SOCINFO,CNIS,  ASl@n)  y de hacer que me sienta útil a la sociedad por servir de ayuda a los más de 3 millones y medio de ciudadanos que han confiado en mí con su registro.

Y finalizo con un deseo: Que este artículo sirva de homenaje y de agradecimiento a ese grupo de personas técnicas, y a todas las personas que han colaborado,  por hacer posible que YO me haya convertido en una historia real.

Perdón, olvidaba presentarme:  Mi Nombre es Cl@ve.

Y no crean que olvido desvelar la incógnita de quienes me han creado:  

§  Proyecto impulsado por el Ministerio Hacienda y Administraciones Públicas a través de la Secretaria General de Administración Digital (anterior Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) y dirigido por el Gerente de  Informática de la Seguridad Social, en el que han participado personal técnico en representación de los diferentes organismos de la  Administración General del Estado: Secretaria General de Administración Digital (anterior Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DTIC)),  Agencia Estatal Tributaria, Dirección Gral. de Policía, Gerencia de Informática de la S.S. y Dirección Gral. de Tráfico; este grupo de trabajo de Cl@ve  se complementa con un grupo de alto nivel con carácter procedimental abierto a la totalidad del Sector Público Administrativo.

P.D. Para quienes me habéis conocido ahora, podéis consultar  todo el detalle de mi funcionamiento en el portal informativo: http://clave.gob.es.