Juan Antonio Hurtado González, PMP, ICCP
Miembro PMI – Voluntario Madrid Spain Chapter
Las técnicas y herramientas en Gestión de Proyectos contribuyen a dar consistencia al proyecto de emprender, ayudándonos a generar negocio y convertirnos en empresarios mediante la venta de productos o servicios.
La mayoría de los programas formativos destinados a ayudar a los emprendedores con su nuevo proyecto tienen una serie de contenidos comunes.
Y, según la extensión del programa formativo o de acompañamiento, suelen añadir también contenidos relativos a comercio electrónico, distribución y logística, internacionalización e innovación, emprendimiento verde, social y tecnológico, direcciones de interés, calendario fiscal...
Dependiendo de la fase en la que se encuentre el proyecto (iniciación, creación, crecimiento o consolidación) la formación debería estar adaptada pero, en cualquier caso, debería contar con una herramienta que oriente los esfuerzos destinados a crear ese producto, servicio o resultado único, en definitiva, ese proyecto. Aventurarse a crear una nueva empresa no es difícil, lo difícil es sacar adelante nuestra idea y llegar a obtener los resultados esperados. Frecuentemente, al emprendedor se le enseña a poner en marcha su idea, pero no se le dice nada de cómo aprender de los propios errores y, sobre todo, como crecer y consolidarse en el mercado, cómo pasar de emprendedores a empresarios. Para completar esta formación y dotar de estructura a todo el proceso, las técnicas y herramientas de Gestión de Proyectos y, en particular, la Norma ISO 21500 resultan unas herramientas decisivas. Esta Norma Internacional proporciona orientación para la dirección y gestión de proyectos y puede usarse para cualquier tipo de organización y tipo de proyecto, con independencia de su complejidad, tamaño o duración.
Normalmente, el emprendedor parte de una buena idea pero, si a parte de esa idea sabe perfectamente qué quiere hacer, cómo quiere hacerlo y cuenta con unos plazos bien definidos, se encuentra frente a un proyecto. Todo emprendedor es un gestor de su proyecto y como tal debe esforzarse por utilizar las mejores prácticas de gestión del mismo. El Plan de Negocio, el cómo quiere hacerlo, que normalmente centra la mayor parte de los esfuerzos formativos, no es más que un entregable de ese proyecto. En dicho Plan tendremos en consideración al mercado, los recursos que necesitamos, los costos en que vamos a incurrir y haremos una evaluación de nuestras fortalezas y debilidades sin olvidarnos nunca de los riesgos que se nos pueden presentar y la calidad del producto o servicio que vamos a ofrecer. En todo proyecto emprendedor el tiempo necesita ser gestionado adecuadamente para conseguir el éxito, debiendo contar con un cronograma detallado con unas fechas límite suficientemente realistas y flexibles. Sin embargo, todo esto puede llegar a ser muy complicado si no se dispone de las herramientas y técnicas adecuadas (que existen y la mayoría de las veces no están suficientemente difundidas y aplicadas). Aquí entra en juego algo también muy importante que es el equipo. Diferentes puntos de vista siempre son enriquecedores y asignar tareas a las personas más capacitadas para ejecutarlas favorecerá el éxito de nuestro proyecto. Tampoco podemos pasar por alto que el éxito o fracaso o fracaso de un proyecto puede depender de lo bien que los miembros del equipo de proyecto y las partes interesadas (Plan de Márketing) se comuniquen entre sí. Por muy pequeña que sea la dimensión del negocio, siempre es aconsejable realizar un plan de empresa. Ello nos ayuda a planificar con más rigor nuestro proyecto y hacerlo conforme a las mejores prácticas en Gestión de Proyectos dotará además de estructura y consistencia a nuestra planificación, facilitándonos la puesta en marcha de lo planificado y, sobre todo, su seguimiento y actualización hasta su consecución.
Todos estos diferentes procesos de dirección y gestión de proyectos que se recomienda aplicar a la totalidad del mismo, para las fases individuales o para ambos, están perfectamente identificados en la Norma Internacional ISO 21500 y los observa bajo dos perspectivas diferentes:
• Como grupos de procesos ( inicio, planificación, implementación, control y cierre);
• Como grupos de materias:
- Integración (procesos para identificar, definir, combinar, unificar, coordinar, controlar y cerrar las distintas actividades y procesos del proyecto);
- Partes interesadas (identificar y gestionar al patrocinador, empleados, proveedores, clientes, administraciones y otras partes interesadas);
- Alcance (procesos para identificar y definir el trabajo que hay que hacer y los entregables necesarios);
- Recursos (personas, instalaciones, equipamiento, materiales, infraestructura y herramientas);
- Tiempo (realizar el cronograma y su seguimiento y control);
- Costo (desarrollar el presupuesto y hacer seguimiento de su progreso y control);
- Riesgo (identificar y gestionar amenazas y oportunidades);
- Calidad (planificar y establecer el aseguramiento y control de la calidad del producto o servicio que queremos ofrecer);
- Adquisiciones (procesos para planificar y adquirir productos, servicios o resultados y gestionar las relaciones con proveedores);
- Comunicación (planificar, gestionar y distribuir la información relevante del proyecto tanto a nivel interno como hacia clientes y mercado).
Los conceptos y procesos recogidos en la norma son importantes para, y tienen impacto en el desempeño de los proyectos, por lo que es importante conocerlos. Todo emprendedor, como todo gestor de proyecto, debe contar con un plan de proyecto que contenga algunas o todas las áreas que la Norma propone. Y, en último término, debe ser capaz de transformar ese plan en acciones y para ello no hay nada mejor que apoyarse en la metodología propuesta. Más aún cuando la empresa no fabrica el mismo producto o servicio de forma continuada y trabaja por proyectos, como es el caso de empresas consultoras, despachos de arquitectura, empresas de software o empresas industriales que entregan un producto llave en mano en base a unas especificaciones del cliente.
Una vez lanzada la idea, el conocimiento de los procesos de Gestión de Proyectos vuelve a ser fundamental en el día a día de nuestro negocio puesto que nos sirve para gestionar los proyectos internos de la misma resultado de la estrategia adoptada. En función de su misión, visión, políticas y factores externos a los límites de la organización, esta establece su estrategia y los proyectos son los medios para conseguir los objetivos estratégicos. Son los proyectos los que hacen realidad nuevos productos, nuevos servicios, nuevos sistemas, nuevas habilidades, nuevas alianzas o nuevos mecanismos para la satisfacción de clientes. Son en definitiva el verdadero agente de cambio e inicio de nuestra organización. El valor de la misma va estar directamente relacionado con los proyectos que tengamos en cartera. No se trata solo de que nos contraten o no proyectos externos. Todos tenemos (o deberíamos tener), proyectos internos, y gestionándolos adecuadamente conseguiremos pasar de emprendedores a empresarios, generar negocio. Como conclusión de lo anteriormente expuesto estamos en condiciones de afirmar que el conocimiento de los procesos de Gestión de Proyectos resulta de una enorme ayuda para poner en marcha nuestro proyecto emprendedor y además para hacer seguimiento de su avance y acometer las actualizaciones necesarias hasta su consecución. Por otra parte, adoptar las mejores prácticas en Gestión de Proyectos nos permitirá gestionar adecuadamente nuestro negocio con posterioridad.